Inkijken e-mails niet zonder instemming OR
Samenvatting uit't persbericht: De Dienst Werk en Inkomen (DWI) van de gemeente Amsterdam mag niet zonder toestemming van de medewerker in diens mailbox kijken. DWI voerde deze nieuwe maatregel in maar vroeg vooraf geen instemming aan de Ondernemingsraad. Volgens de OR is er wel sprake van instemmingsrecht en stapte daarop naar de rechter. Deze stelt de OR nu in het gelijk.
DWI wil na een kritisch rapport van de gemeentelijke ombudsman de bereikbaarheid verbeteren, ondermeer door 24 uur na binnenkomst e-mails te beantwoorden. Om dat te bereiken voerde de directie een nieuwe procedure in waarbij in bijzondere situaties de teammanager bij afwezigheid van een medewerker tijdelijk wordt gemachtigd om in diens persoonlijke mailbox te kijken. De OR van DWI is het hier niet mee eens en stelt dat deze nieuwe procedure pas mag worden ingevoerd na instemming van de ondernemingsraad.
Instemmingsrecht
Op grond van de Gedragscode is het medewerkers van DWI toegestaan de e-mail in beperkte mate te gebruiken voor privédoeleinden. Volgens de rechter vormt het kunnen inkijken van e-mailverkeer zonder toestemming een wijziging van de Gedragscode van DWI. Bovendien kan op die manier controle worden uitgeoefend op de werknemer. Aangezien de OR volgens de wet in die gevallen instemmingsrecht heeft volgt daaruit dat een zonder de instemming van de OR genomen besluit ongeldig is.
11.[naam] en [naam] zijn in Inzicht in de Ondernemingsraad (uitgave 2012) van mening dat ‘Naast personeelscontrolesystemen en personeelsinformatiesystemen die als zodanig gebruikt kunnen worden (prikklok, pieper, controlecamera’’s e.d.) (…) ook voorzieningen die als zodanig gebruikt kunnen worden (beveiligingscamera’s, chipkaarten en telefoonrecording) onder het instemmingsrecht (vallen).’ ‘Louter persoonlijk toezicht zonder het gebruik van enig technisch of administratief (hulp)middel is geen ‘voorziening’ als in dit wetsartikel genoemd’, aldus deze schrijvers. De manager kan op grond van het besluit toegang krijgen tot de inbox van de werknemer, waarmee sprake is van een technisch hulpmiddel, en niet louter van persoonlijk toezicht. De opvatting van deze schrijvers is daarom niet in strijd met de hierboven genoemde conclusie.
12.Het door een werknemer inzage moeten geven aan een buddy of aan zijn leidinggevende heeft ook privacyaspecten. Op grond van de gedragscode is het de werknemer toegestaan de DWI-email in beperkte mate voor privé doeleinden te gebruiken. Denkbaar is dat dit gebeurt om met instanties als een arts of andere vormen van hulpverlening te communiceren. Indien van een dergelijke hulpverlener een bericht in de inbox verschijnt kan reeds de titel van het e-mailbericht privacygevoelig zijn (bijvoorbeeld: de afspraak met uw behandelaar gaat niet door). Niet uitgesloten is dat hiermee sprake is van ‘de bescherming van persoonsgegevens’ zoals bepaald in artikel 27 lid 1 sub k WOR.
13.Het bovenstaande betekent dat de OR instemmingsrecht had ten aanzien van het besluit. DWI heeft de OR niet om instemming met het besluit gevraagd, en de OR heeft die instemming ook niet eigener beweging gegeven. Het besluit is daarmee nietig. De OR heeft die nietigheid tijdig ingeroepen. De vorderingen van de OR zijn daarmee voor toewijzing vatbaar, zij het dat aan de verzochte dwangsom een maximum wordt verbonden.
