Feitelijke uitvoering prevaleert boven administratieve afwikkeling bij verrekening

Rb. Noord-Holland 31 maart 2026, IT 5274; ECLI:NL:RBNHO:2026:3318 (MDF tegen ARTEMIS). Partijen werkten sinds 2021 samen aan glasvezelprojecten, waarbij Artemis als hoofdaannemer opdrachten verwierf en MDF deze als onderaannemer uitvoerde. In de praktijk werden werkzaamheden niet voorafgegaan door formele inkooporders (ook wel Purchase Order of PO), maar uitgevoerd op basis van planningen en instructies. Pas na administratieve verwerking verstrekte Artemis een PO, waarna facturatie volgde. Tussen partijen ontstond een geschil over openstaande facturen, waaronder werkzaamheden waarvoor geen PO’s waren afgegeven.

De voorzieningenrechter stelt voorop dat de verplichting tot betaling voortvloeit uit de tussen partijen gesloten raamovereenkomsten en de feitelijk verstrekte opdrachten. De inkooporder heeft in dit systeem slechts een administratieve functie en is niet constitutief voor het ontstaan van de betalingsverplichting. Het ontbreken van een PO staat daarom niet zonder meer aan betaling in de weg, indien aannemelijk is dat de werkzaamheden zijn verricht op verzoek van of met instemming van de hoofdaannemer. MDF heeft voldoende aannemelijk gemaakt dat een aanzienlijk deel van de werkzaamheden daadwerkelijk is uitgevoerd binnen de samenwerking. Daarbij weegt mee dat Artemis structureel traag en summier reageerde op verzoeken om inkooporders en toelichting op facturen. Van een professionele partij als Artemis mag worden verwacht dat zij tijdig en concreet bezwaren kenbaar maakt; het uitblijven daarvan komt in dit geval voor haar rekening. Niet alle posten worden toegewezen. Voor stagnatiekosten en een deel van het meerwerk heeft MDF onvoldoende onderbouwd dat daarvoor een contractuele grondslag bestaat. Andere posten, waaronder reguliere werkzaamheden en een deel van het meerwerk, worden wel toewijsbaar geacht. Per saldo acht de voorzieningenrechter een bedrag van € 177.616,29 voldoende aannemelijk en daarmee toewijsbaar in kort geding. Het door Artemis gevoerde verrekenverweer slaagt niet, omdat de gestelde tegenvorderingen – zoals schade door ondeugdelijk werk – niet eenvoudig vast te stellen zijn en daarom niet geschikt zijn voor beoordeling in kort geding, maar thuishoren in een bodemprocedure. De wettelijke rente wordt toegewezen vanaf 3 oktober 2025. Ook het spoedeisend belang is gegeven, nu MDF al geruime tijd op betaling wacht en dit haar liquiditeit raakt. De belangenafweging valt in het voordeel van MDF uit en van een relevant restitutierisico is niet gebleken. De vordering wordt gedeeltelijk toegewezen en Artemis wordt veroordeeld tot betaling van het genoemde bedrag, vermeerderd met rente. De proceskosten worden gecompenseerd.

5.5. Uitgangspunt is dat de verplichting tot betaling van verrichte werkzaamheden haar grondslag vindt in de tussen partijen -per project- gesloten raamovereenkomsten en de op grond daarvan verstrekte opdrachten. Gelet op hetgeen hiervoor is vastgesteld heeft de PO in een situatie als de onderhavige in beginsel geen constitutieve betekenis voor het ontstaan van die verplichting, maar vervult deze een administratieve functie.

Waar Artemis er een systeem op nahoudt als hiervoor omschreven, waarbinnen de afgifte van een PO noodzakelijk is voor het in behandeling nemen van facturen, maar feitelijk het sluitstuk is van de administratieve verwerking van uitgevoerde opdrachten, kan het enkele ontbreken van een PO betaling niet verhinderen, indien aannemelijk is dat die PO ten onrechte niet is afgegeven.

Dat is het geval indien kan worden vastgesteld dat de betrokken werkzaamheden vallen onder de omschrijving van de raamovereenkomst en zijn uitgevoerd op verzoek van, dan wel met medeweten en instemming van de hoofdaannemer.

5.6. Indien in de tussen partijen gevolgde werkwijze afgifte van een PO na voltooiing van de werkzaamheden plaatsvindt en die afgifte noodzakelijk is voor de administratieve verwerking van de werkzaamheden en de daarop gebaseerde facturatie, kan van Artemis worden verlangd dat hij zijn medewerking daaraan niet zonder redelijke grond onthoudt. Van Artemis mag in de context van deze uitvoeringspraktijk worden verwacht dat zij de uitgevoerde werkzaamheden binnen een redelijke termijn beoordeelt en eventuele bezwaren tijdig en voldoende concreet kenbaar maakt. Indien zij dat nalaat, kan dit onder omstandigheden meebrengen dat zij zich niet met succes op het ontbreken van goedkeuring kan beroepen.