Zakelijke berichten verstuurd vanaf privé-telefoon vallen ook onder inzageverzoek

Rechtbank Rotterdam 17 juli 2023, IT 4349; ECLI:NL:RBROT:2023:7182 (Eiser/Verweerder) Bestuursrecht. In deze zaak behandelt de rechtbank het beroep van eiser. Dit beroep richt zich op een besluit van verweerder, waarin is besloten dat eiser geen recht heeft op een dwangsom wegens een niet tijdig genomen besluit. Dit niet-tijdige besluit is gegrond op de Algemene Verordening Persoonsgegevens. Eiser verzocht medio 2019 het Huis voor Klokkenluiders om aan te geven welke gegevens over hem verwerkt zijn. Eiser stelt dat verweerder ten onrechte een aantal documenten niet in zijn zoekslag heeft betrokken, waaronder de zakelijke Whatsapp- en SMS-berichten niet onder verwerkte persoonsgegevens heeft gerekend.

De rechtbank stelt dat verweerder ook voor zakelijke berichten die met een privételefoon zijn verstuurd als verwerkingsverantwoordelijke moet worden gehouden. Verweerder heeft namelijk niet uitdrukkelijk in beleids- of huisregels opgenomen dat zakelijke communicatie niet met een privételefoon dient plaats te vinden. Deze berichten moeten dus ook worden bijgeleverd in gevallen waar een verzoek om inzage in verwerkte persoonsgegevens bij verweerder, of een vergelijkbare verwerkingsverantwoordelijke, wordt ingediend. Gezien de lange duur van de procedure en met het oog op finale geschilbeslechting staat de rechtbank toe om verweerder in de gelegenheid te stellen om het besluit te herstellen. Het beroep wordt gegrond verklaard.

9.1 De rechtbank is van oordeel dat verweerder zich ten onrechte op het standpunt heeft gesteld dat niet hoefde te worden onderzocht of er persoonsgegevens van eiser zijn verwerkt in zakelijke Whatsapp en sms-berichten die zijn verstuurd met privé telefoons door de bestuurders van het Huis, aangezien verweerder voor berichten die met een privé telefoon zijn verstuurd geen verwerkingsverantwoordelijke is. Vast staat dat de bestuursleden van het Huis, anders dan de medewerkers van het bureau, in de periode waarop het verzoek van eiser betrekking heeft niet beschikten over een zakelijke telefoon. Verweerder stelt enerzijds dat bestuurders geen instructie hebben gekregen om via hun privé telefoon zakelijk te communiceren, maar verweerder heeft anderzijds evenmin uitdrukkelijk in beleids- of huisregels opgenomen dat zakelijke communicatie niet met een privé telefoon dient plaats te vinden. Door in een situatie waarin bestuurders geen zakelijke telefoon hebben niet te reguleren op welke manier zakelijke communicatie plaats mag vinden, heeft verweerder de mogelijkheid opengehouden dat er met privé telefoons zakelijke (Whatsapp en sms) berichten worden verstuurd. Dat de normale gang van zaken is dat binnen het Huis via zakelijke e-mail of mondeling wordt gecommuniceerd maakt dit niet anders. In dit verband is ook van belang dat eiser aannemelijk heeft gemaakt dat in elk geval de voorzitter diverse malen voor zakelijke communicatie gebruik heeft gemaakt van een privé telefoon. Dit betekent dat in ieder geval door de voorzitter daadwerkelijk gebruik is gemaakt van de hiervoor vermelde, door verweerder opgehouden mogelijkheid om zakelijk te communiceren via een privé telefoon, hetgeen bij verweerder, nu het de voorzitter betreft, als bekend moet worden verondersteld. Onder deze omstandigheden moet verweerder worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor zakelijke berichten die door de bestuursleden met privé telefoons zijn verstuurd. Verweerder had deze berichten dan ook in zijn zoekslag moeten meenemen.