Onderzoek e-mailboxen van OR-leden is niet proportioneel

Ktr. Rechtbank Limburg 17 september 2019, IT 2874; ECLI:NL:RBLIM:2019:8373 (OR tegen gemeente Maastricht) De gemeente en haar ondernemingsraad hebben vrijwillig en gezamenlijk om een oordeel verzocht over een viertal door partijen zelf opgestelde vragen. Centrale vraag: is onderzoek van e-mailboxen van OR-leden toegestaan? De directe aanleiding voor deze procedure vormt een door en in opdracht van de gemeente uitgevoerd onderzoek waarbij de (zakelijke) e-mailboxen van 41 ambtenaren van de gemeente, waaronder 12 leden van de OR, zijn doorzocht door een extern bureau. Geoordeeld wordt dat de opzet, omvang en wijze van onderzoek niet proportioneel is in relatie tot het nagestreefde doel. Het belang van vertrouwelijke informatie-uitwisseling dient in dit geval zwaarder te wegen dan het belang van de gemeente bij het onderzoeken van de inhoud van de mailboxen.

Vragen:

1a. Was er een voldoende zwaarwegend belang aan de kant van de gemeente om tot het onderzoek over te gaan?

1b. Zo ja, is de wijze waarop het onderzoek is verricht proportioneel in relatie tot het nagestreefde doel, onder meer wat betreft de gekozen onderzoeksmethode(n) en de keuze van medewerkers van wie (zakelijk) e-mailverkeer in het onderzoek is betrokken?

2a. Mocht in een situatie als hier aan de orde onderzoek worden verricht, waarbij (zakelijke) mailboxen van OR-leden en ambtelijk secretariaat niet werden uitgesloten?

2b. Is er in dit geval sprake van een recht op vertrouwelijke/geheime informatie-uitwisseling tussen OR-leden en (overige) medewerkers van de gemeente? Zo ja is dat recht door het onderzoek naar (zakelijk) e-mailverkeer geschonden? Dient het belang van de bescherming van de vertrouwelijke informatie zwaarder te wegen dan het belang van de gemeente Maastricht bij het (laten) onderzoeken van de inhoud van de mailboxen van OR-leden en ambtelijk secretariaat?

3. Was het ten aanzien van dit onderzoek geoorloofd om de (zakelijke) e-mailbox van (onder meer) OR-leden en ambtelijk secretariaat in het onderzoek te betrekken, zonder van hen van te voren van dit specifieke onderzoek op de hoogte te stellen of toestemming te vragen tot het inzien van de mailboxen?

4. Was het toegestaan een externe klacht in behandeling te nemen op grond van de regeling Interne Integriteitsmeldingen 2015? Zo nee, was het dan toegestaan om de regeling Interne Integriteitsmeldingen 2015 naar analogie toe te passen bij het uitvoeren van het onderzoek naar de externe klacht?

4.37.
Los daarvan is de insteek van het onderzoek bepaald niet neutraal geweest. Zowel in de opdracht, als ook bij de gebruikte zoektermen in het digitaal onderzoek en de vraagstelling in de gesprekken met betrokken ambtenaren worden kwalificerende termen gebruikt als ‘lekken’, ‘plichtsverzuim’ en ‘schending ambtelijke geheimhoudingsplicht’. Het onderzoek door het recherchebureau had zich dienen te beperken tot het vaststellen van de feiten en de kwalificatie van die feiten aan anderen (het bevoegd gezag) moeten overlaten.

4.38.
Er bestond geen directe aanleiding om de OR-leden in dit onderzoek te betrekken. Zij zijn voortdurend transparant geweest over de wijze waarop zij de beschikking hebben gekregen over het betreffende stuk (als OR) en er bestond geen aanleiding te vermoeden dat een van de leden dit stuk buiten de gemeente heeft verspreid. Nu de OR-leden vanuit hun OR-taak naar aanleiding van dit stuk het overleg met de gemeente hebben gezocht, raakt de omvang en de wijze van het onderzoek aan het benadelingsverbod van leden van een ondernemingsraad. OR-leden moeten in vrijheid en zonder angst voor repercussies als ambtenaar van de gemeente hun OR taken kunnen uitvoeren.

4.39.
De kantonrechter is van oordeel dat de opzet, omvang en wijze van onderzoek niet proportioneel is in relatie tot het nagestreefde

4.43.
Op grond van deze overwegingen is de kantonrechter van oordeel dat de OR erop mocht vertrouwen dat zij hierover vertrouwelijk met (overige) medewerkers van de gemeente informatie kon uitwisselen, bijvoorbeeld via e-mail. De eerste twee (deel) vragen worden dus met “ja” beantwoord. Hiermee samenhangend dient het belang van vertrouwelijke informatie-uitwisseling in dit geval zwaarder te wegen dan het belang van de gemeente bij het onderzoeken van de inhoud van de mailboxen. Ook het feit dat de gemeente in eerste instantie ervoor heeft gekozen niet te onderzoeken hoe de OR aan de conceptnotulen is gekomen, leidt tot de conclusie dat aan het belang van de gemeente minder waarde gehecht dient te worden.