Inschrijven op aanbesteding met gekopieerde handtekeningen niet toegestaan

Rechtbank Den Haag 5 september 2013, ECLI:NL:RBDHA:2013:15879 (PFMA tegen Staat der Nederlanden)
Aanbesteding. Inschrijven met, zoals eiseres heeft gedaan, enkel exemplaren met een gekopieerde handtekening is niet toegestaan. Een stuk waaronder een gekopieerde handtekening staat vermeld, kan immers hoe dan ook niet als origineel stuk worden beschouwd en vereist is dat één origineel, dat wil zeggen een oorspronkelijk stuk, wordt ingediend. Een dergelijk vereiste is niet in strijd met het proportionaliteitsbeginsel. Gedaagde had eiseres niet in de gelegenheid hoeven stellen haar inschrijving te herstellen.

Ook op inhoudelijke gronden had de inschrijving van eiseres niet voor gunning in aanmerking kunnen komen. De wijze waarop eiseres haar inschrijving heeft ingericht is immers in strijd met de eis dat de prijs per onderdeel realistisch en marktconform moet zijn.

4.2. [A] stelt op zichzelf terecht dat nergens in het Beschrijvend Document expliciet staat vermeld dat het inschrijven met een gekopieerde handtekening niet is toegestaan, noch dat een natte handtekening op de inschrijving is vereist. Het Beschrijvend Document bepaalt weliswaar dat inschrijvingen voorzien van een gescande handtekening niet zijn toegestaan, maar uit die bepaling kan op zichzelf geen verbod op een gekopieerde handtekening, noch een gebod tot het inschrijven met een natte handtekening worden afgeleid. De begrippen “gescand” en “gekopieerd” kunnen immers niet als synoniemen worden beschouwd, aangezien scannen het digitaliseren van papieren gegevens is en kopiëren het maken van een (papieren) afschrift van papieren gegevens. Een en ander laat onverlet dat uit de combinatie van de bepalingen zoals vermeld onder 4.3 en 4.7 in het Beschrijvend Document voorvloeit dat inschrijving met enkel exemplaren met een gekopieerde handtekening niet is toegestaan. Vereist is immers dat één origineel, dat wil zeggen een oorspronkelijk stuk, wordt ingediend. Niet in geschil tussen partijen is dat de inschrijving dient te zijn ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegd persoon, zodat de handtekening van die persoon onderdeel is van het vereiste oorspronkelijke stuk. Een stuk waaronder een gekopieerde handtekening staat vermeld, kan hoe dan ook niet als origineel stuk worden beschouwd. Daar komt nog bij dat het onderscheid tussen enerzijds een gescande en vervolgens geprinte handtekening en anderzijds een gekopieerde handtekening in veel gevallen niet valt te zien. Inschrijvers kunnen dan ook niet volstaan met het indienen van exemplaren van hun inschrijving waaronder de handtekening is (mee)gekopieerd.

4.3. Vaststaat dat [A] haar inschrijving in drievoud heeft ingediend; één kleurenkopie inclusief tabbladen, één zwart-witkopie zonder tabbladen en een op een CD‑rom geplaatste (digitale) kopie. [A] heeft verklaard dat zij het – door haar als “moederdocument” aangeduide – document heeft behouden dat door haar directeur is ondertekend. Zij miskent evenwel dat een kopie van het document waarop met de pen een handtekening is geplaatst geen origineel document is, ook niet nadat daaraan tabbladen zijn toegevoegd. Anders dan [A] heeft betoogd, kan voorts niet worden aangenomen dat de DJI heeft erkend dat [A] een originele inschrijving heeft ingediend. De zinsnede in de brief van de DJI van 18 juni 2013 “Alle formulieren en verklaringen van de twee door u ingediende ingediende versies van uw inschrijving (‘origineel’ en kopie) zijn voorzien van gescande handtekeningen” houdt naar het oordeel van de voorzieningenrechter geen erkenning in dat een origineel exemplaar is ingediend. Het gebruik van aanhalingstekens bij het woord origineel duidt er veeleer op dat hiermee het document is bedoeld dat door [A] is aangemerkt als het origineel, zonder dat daarmee op grond van eigen waarneming wordt bevestigd dat het desbetreffende document werkelijk een oorspronkelijk stuk is.

4.4. Het standpunt van [A] dat – ingeval het standpunt van de Staat ten aanzien van de ongeldigheid van haar inschrijving wordt gevolgd – geen van de inschrijvers rechtsgeldig kan hebben ingeschreven met het oog op de in te leveren exemplaren in kopie en op CD-rom, wordt gepasseerd. Dat standpunt gaat er immers aan voorbij dat de hiervoor besproken vereisten logischerwijs enkel gelden ten aanzien van het in te dienen originele exemplaar.

4.5. De Staat heeft onweersproken aangevoerd dat het hem vrijstaat te kiezen voor vereisten die de hoogste betrouwbaarheidsgraad van de ondertekening van de inschrijvingen meebrengen. In de visie van de Staat wordt die hoogste betrouwbaarheidsgraad bereikt door het voorschrijven van een originele inschrijving en het verbieden van een gescande handtekening. Met de genoemde vereisten wordt geen objectieve beoordeling beoogd van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon van wie de handtekening staat vermeld, maar de vereisten bieden de Staat de mogelijkheid te controleren of de inschrijving werkelijk door de onder de inschrijving genoemde persoon is ondertekend. Gelet op deze toelichting op de vereisten kan niet worden geconcludeerd dat het verbod op een gescande handtekening in strijd is met het proportionaliteitsbeginsel.

4.6. [A] heeft voorts betoogd dat de Staat haar de mogelijkheid had moeten bieden haar inschrijving te herstellen. Ook dat betoog slaagt niet. Het bieden van een herstelmogelijkheid aan een van de inschrijvers staat immers op gespannen voet met het in het aanbestedingsrecht leidende gelijkheidsbeginsel. Op grond van vaste rechtspraak kunnen (kleine) gebreken in een inschrijving enkel worden hersteld indien sprake is van een kennelijke omissie of een fout van geringe betekenis die zich leent voor eenvoudig herstel. De hiervoor beschreven ratio van de bepalingen ten aanzien van indiening en ondertekening rechtvaardigt de conclusie dat de indiening door [A] van enkel gekopieerde exemplaren van haar inschrijving een wezenlijk gebrek is dat zich niet voor herstel leent. Bovendien geldt dat de bepalingen als zogenoemde knock-outbepalingen zijn geformuleerd, waardoor geen ruimte wordt geboden voor herstel. Door het bieden van een herstelmogelijkheid aan een van de inschrijvers ten aanzien van een knock-outbepaling zou de knock-outbepaling feitelijk inhoudsloos zijn en zou de Staat in strijd handelen met het gelijkheidsbeginsel.

4.7. Gelet op dit een en ander wordt geoordeeld dat de inschrijving van [A] terecht terzijde is gelegd.

Op andere blogs:
SOLV (Aanbesteding: inschrijving met gekopieerde handtekening niet toegestaan, volgens rechter)