geheimhouding mediation overeenkomst houdt stand bij rechter

Menno Weij , SOLV heeft een blog geschreven over een uitspraak van de rechtbank Den Haag, waarbij centraal staat of de tussen partijen geldende geheimhouding in de mediation overeenkomst, blijft staan. De rechtbank vindt van wel, in een uitgebreid en goed gemotiveerd vonnis.   

De rechtbank Den Haag heeft een interessant vonnis gewezen over de houdbaarheid van een mediation overeenkomst (model NMI) bij de rechter . Met name de geheimhoudingsbepalingen worden getest. Goed nieuws voor het NMI, want de bepalingen kunnen de test doorstaan. Hieronder een overzicht van de relevante feiten en overwegingen. 

FEITEN

Het geschil gaat tussen [eiser] en de Staat (een belastinggeschil). Partijen komen mediation overeen, maar de poging mislukt. Het geschil komt dus alsnog bij de rechter terecht.

DE MEDIATION OVEREENKOMST

De relevante bepalingen van de mediation overeenkomst betreffen de volgende:

"1. Mediation
* Partijen hebben besloten het tussen hen bestaande geschil door middel van mediation op te lossen.
(...)
* Het met behulp van mediation op te lossen kwestie laat zich kort omschrijven als: "verschil van inzicht betreffende IB en P V V 1998 en 2006".

2. NMI-reglement
Op deze mediation zijn op het moment van ondertekening van deze overeenkomst geldende regels van het Nederlands Mediation Instituut (NMI) van toepassing, in het bijzonder het NMI-reglement. Dit reglement is onderdeel van deze overeenkomst. Partijen verklaren een afschrift van dit reglement te hebben ontvangen.
(...)

4. Regels van de mediation
De mediator en partijen zullen zich tenminste aan de regels van het NMI-reglement houden. Deze regels gelden ook wanneer en zodra anderen aan de mediation deelnemen, wanneer daartoe is besloten (zie artikel 1). De kernafspraken betreffen in elk geval:
(...)
4.2Geheimhouding
* De mediation is vertrouwelijk, tenzij de mediator en partijen daarover schriftelijk andere afspraken maken. Ieder die geheel of gedeeltelijk bij een mediation aanwezig is verplicht zich tot geheimhouding. Deze geheimhouding geldt ten opzichte van elke derde, ook bijvoorbeeld ten opzichte van rechters of arbiters.
* Wanneer op grond van wettelijke verplichtingen de vertrouwelijkheid van de mediation niet of slechts gedeeltelijk mogelijk is, worden daarover tussen de mediator en partijen afzonderlijke afspraken gemaakt, en als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.
* De mediator en de partijen spreken af elkaar niet als getuige over de mediation en het verloop ervan op te roepen.
* De afspraken over geheimhouding zullen in een voorkomend geval door de mediator en partijen tevens worden opgelegd aan hun vertegenwoordigers (zoals de advocaat en procureur).
(...)
4.4 Onverplichtheid
Partijen kunnen tijdens de mediation vrijuit mondeling en schriftelijk voorstellen doen of standpunten innemen zonder dat zij daardoor verplichtingen aangaan. Alleen schriftelijke overeenkomsten, die door beide partijen zijn ondertekend, kunnen nieuwe verplichtingen opleveren.
4.5 Afspraken
* Wanneer sprake is van tussentijdse afspraken worden partijen daardoor alleen gebonden indien deze afspraken schriftelijk worden vastgelegd, en daarbij staat vermeld dat partijen aan deze afspraak juridisch worden gebonden, ofwel pas tegelijk met de eindovereenkomst, ofwel ook al eerder. De mediator dient in dat geval "voor gezien" mee te tekenen.
* Wanneer de mediation eindigt met een overeenstemming wordt het resultaat deugdelijk schriftelijk vastgelegd. De mediator verstrekt partijen de nodige inlichtingen over het karakter van deze afspraken (bijvoorbeeld of sprake is van een vaststellingsovereenkomst).
(...)

2.3.Het NMI Mediation Reglement 2001 (hierna: het NMI-reglement) bepaalt (onder meer) het volgende:

(...)
Artikel 3 - Toepasselijkheid van het Reglement
Het Reglement is van toepassing op de Mediation waartoe Partijen zich door ondertekening van de Mediation-overeenkomst hebbenverbonden.
(...)

Artikel 5 - Vrijblijvendheid
Partijen kunnen niet worden gehouden aan de door hen tijdens de Mediation ingenomen standpunten en voorstellen alsmede de door hen aan de Mediator of aan de andere Partij gedane mededelingen, behoudens hetgeen tussen hen is overeengekomen in een vaststellingsovereenkomst als bedoeld in artikel 14. Partijen kunnen van het vorenstaande afwijken indien en voor zover zij zulks uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen.
(...)

Artikel 7 - Geheimhouding
7.1Partijen verbinden zich om aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - geen mededelingen te doen omtrent het verloop van de Mediation-procedure, de daarbij door Partijen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, door hen verstrekte informatie.
7.2Partijen verbinden zich om geen stukken aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de Mediation betrokken Partij bekend zijn gemaakt, getoond, geciteerd of geparafraseerd. Deze verplichting geldt niet indien en voor zover de desbetreffende Partij onafhankelijk van de Mediation reeds zelf over deze stukken beschikte of daarover had kunnen beschikken.
Onder stukken als bedoeld in dit artikel worde n mede verstaan: door Partijen of door de Mediator in het kader van de Mediation opgestelde memories, notities, verslagen van zittingen, etc., alsmede andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden en computerdiskettes.
7.3Het gestelde in de voorgaande leden van dit artikel geldt overeenkomstig voor de Mediator.
7.4Partijen verplichten zich nimmer de Mediator, Hulppersonen en/of andere bij de Mediation betrokkenen, als getuige of anderszins te horen of te doen horen over feiten, stukken, voorstellen, verklaringen etc. - alles in de ruimste zin des woords - die tijdens de Mediation aan de orde zijn geweest, indien en voor zover de desbetreffende Partij onafhankelijk van de Mediation daarover niet reeds zelf beschikte.
(...)
7.6 Dit artikel laat onverlet het gestelde in artikel 15.
(...)

Artikel 14 - Vastlegging van het resultaat van de Mediation
Bij het bereiken van een regeling in der minne wordt deze in een vaststellingsovereenkomst tussen Partijen vastgelegd. De Mediator draagt er zorg voor dat hetgeen Partijen zijn overeengekomen deugdelijk wordt vastgelegd.

Artikel 15 - Nakoming vaststellingsovereenkomst
Partijen zullen geschillen ten aanzien vande door hen gesloten vaststellingsovereenkomst onderwerpen aan Mediation, alvorens deze aan het oordeel van de rechter of arbiter(s) voor te leggen. In uitzondering op het gestelde in artikel 7 kan de door Partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst in een dergelijke procedure aan de Mediator, de rechter of arbiter(s) worden overgelegd."

ONTVANKELIJKHEID

De Staat betoogt dat [eiser] niet onvankelijk is, nu partijen mediation hebben afgesproken. De rechtbank wijst dat af, met de volgende overweging:

4.1.Het beroep van de Staat op niet-ontvankelijkheid van [eiser] wordt verworpen. Daartoe overweegt de rechtbank dat de als onderdeel van de mediationovereenkomst overeengekomen mediationbepaling in het NMI-reglement niet op één lijn gesteld kan worden met een arbitraal beding of met een overeenkomst tot bindend advies omdat kenmerkend voor arbitrage en bindend advies is dat een door partijen aangewezen derde in plaats van de rechter op voor partijen in beginsel bindende wijze beslist omtrent een geschil dat partijen verdeeld houdt. Dat is niet het geval bij mediation omdat bij mediation partijen zelf, op basis van wederzijdse bereidheid en vrijwilligheid met behulp van een mediator naar een minnelijke oplossing voor hun geschil zoeken. Partijen kunnen terugkomen van een eerder uitgesproken bereidheid tot mediation en zich vervolgens tot de rechter wenden. Het voorgaande leidt er toe dat een partij, daargelaten of dat de Staat of [eiser] is, niet in zijn gang naar de rechter kan worden belemmerd. [eiser] kan dan ook worden ontvangen in zijn vorderingen.

UITLEG GEHEIMHOUDING VAN MEDIATION OVEREENKOMST

Eiser wenst bij de rechtbank informatie te kunnen verstrekken over hetgeen besproken is tijdens de mediation. De Staat betwist dit, onder meer met een beroep op de geheimhoudingsbepalingen in de mediation overeenkomst. De rechtbank honoreert het beroep van de Staat. 

Aan de hand van Haviltex en de maastaven van redelijkheid en billijkheid, interpreteert de rechtbank de bepalingen alsmede bekijkt de rechtbank of er in dit specifieke geval  reden is om de bepaling in de mediation overeenkomst buiten beschouwing te laten.  Dat is niet het geval. Zie hieronder de relevante overwegingen.

Tussen partijen is niet in geschil dat de toezegging of afspraak waarop [eiser] zich beroept dient te worden beoordeeld in het kader van de mediation. Partijen verschillen echter van mening over de uitleg van de tussen hen gesloten mediationovereenkomst waarvan het NMI-reglement deel uitmaakt. Bij de uitleg van de mediationovereenkomst en het NMI-reglement zijn van beslissende betekenis alle omstandigheden van het concrete geval, gewaardeerd naar hetgeen de maatstaven van redelijkheid en billijkheid meebrengen. De vraag hoe de verhouding van partijen is geregeld, kan niet worden beantwoord op grond van alleen maar een zuiver taalkundige uitleg van de mediationovereenkomst en het NMI-reglement. Voor de beantwoording van die vraag komt het immers aan op de zin die partijen in de gegeven omstandigheden over en weer redelijkerwijs aan de bedoelde bepalingen mochten toekennen en op hetgeen zij te dien aanzien redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten.

4.5.De rechtbank overweegt dat in de mediationovereenkomst in artikel 4.2 en in het NMI-reglement in artikel 7 uitdrukkelijk is bepaald dat zowel partijen als de mediator zich tot geheimhouding verplichten over al hetgeen in het kader van de mediation aan de orde is gekomen met betrekking tot hetonderwerp van de mediation. De geheimhouding betreft het doen van mededelingen en het bekendmaken van stukken. Daarbij zijn partijen nadrukkelijk overeengekomen dat de geheimhoudingsplicht die zij op zich hebben genomen ook geldt ten opzichte van de rechter. Uitzondering op deze geheimhoudingsplicht voor het overleggen van stukken in een procedure wordt gemaakt, zoals is beschreven in artikel 15 van het NMI-reglement, voor een door partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst. In artikel 4.5 van de mediationovereenkomst is bepaald dat partijen alleen zijn gebonden aan tussentijdse afspraken indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en de mediator "voor gezien" heeft meegetekend en daarbij is vermeld dat partijen aan de betreffende afspraak juridisch zijn gebonden. Artikel 4.4 van de mediationovereenkomst, dat als opschrift "onverplichtheid" heeft, beschrijft dat er een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen voorstellen en uiteenzettingen van standpunten die vrijelijk mondeling en schriftelijk tussen partijen kunnen worden gewisseld zonder dat zij daaraan gebonden zijn en schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomsten die tot verplichtingen van partijen kunnen leiden. Artikel 5 van het NMI-reglement bepaalt, onder het opschrift "vrijblijvendheid", in andere bewoordingen hetzelfde.

4.6.Het voorgaande brengt de rechtbank tot het oordeel dat blijkens de formulering van de mediationovereenkomst en het NMI-reglement feitelijk sprake is van een bewijsovereenkomst waarbij partijen het bewijs met betrekking tot het bestaan van afspraken hebben beperkt tot de in artikel 15 van het NMI-reglement bedoelde vaststellingsovereenkomst en mogelijk de in artikel 4. 5 van de mediationovereenkomst bedoelde tussentijdse afspraken. Daarbij hebben partijen andere bewijsmiddelen, zoals bewijs door middel van het horen van getuigen en door andere dan de genoemde stukken, uitgesloten. Expliciet is door partijen vastgelegd dat dit ook geldt ten opzichte van de rechter. Partijen hebben een duidelijk onderscheid aangebracht tussen enerzijds de in artikel 15 van het NMI-reglementbedoelde door partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst en de in artikel 4.5 van de mediationovereenkomst bedoelde tussentijdse afspraken waaraan zij gebonden zijn en anderzijds andere stukken en mededelingen die tussen hen kunnen worden gewisseld en waaraan zij uitdrukkelijk niet gebonden zijn. Ingevolge artikel 153 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) staat het partijen vrij bewijsmiddelen tussen hen uit te sluiten tenzij het gaat om het bewijs van feiten waaraan het recht gevolgen verbindt die niet ter vrije bepaling van partijen staan. Nu gesteld noch gebleken is dat daarvan sprake is, neemt de rechtbank tot uitgangspunt voor de verdere beoordeling dat de mediationovereenkomst en het NMI-reglement tezamen hebben te gelden als een bewijsovereenkomst in voormelde zin op grond waarvan partijen zich hebben verplicht tot geheimhouding, welke geheimhouding ook geldt in deze procedure.

4.7.Het is denkbaar dat de hier bedoelde afspraken over geheimhouding in strijd komen met de in artikel 21 Rv neergelegde verplichting van partijen om in een civiele procedure de voor de beslissing van de rechter van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aan te voeren. Echter, ook wanneer veronderstellenderwijs ervan wordt uitgegaan dat de wettelijke verplichting om de rechter naar waarheid en volledig in te lichten in dit concrete geval zwaarder dient te wegen dan de overeengekomen geheimhouding, heeft te gelden dat [eiser] de Staat niet kan houden aan toezeggingen die volgens [eiser] door de Staat zijn gedaan tijdens de mediation. Partijen zijn immers overeengekomen dat zij alleen gebonden zijn aan de in artikel 15 van het NMI-reglement bedoelde vaststellingsovereenkomst en eventueel aan de conform artikel 4.5 van de mediationovereenkomst vastgelegde tussentijdse afspraken. Nu tussen partijen niet ter discussie staat dat zij geen vaststellingsovereenkomst of tussentijdse afspraken zoals hiervoor bedoeld hebben opgemaakt, komt de rechtbank tot het oordeel dat geen sprake is van een tijdens de mediation gedane toezegging van de zijde van de Staat of van een tijdens de mediation gemaakte afspraak waaraan [eiser] de Staat kan houden.

Redelijkheid en billijkheid / algemene beginselen van behoorlijk bestuur

4.8.Afhankelijk van de omstandigheden van het geval is het mogelijk dat de door de Staat aangehaalde bepalingen van de mediationovereenkomst of het NMI-reglement buiten toepassing dienen te blijven omdat onverkorte gelding daarvan naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is(zie artikel 6:248 van het Burgerlijk Wetboek) dan wel omdat de Staat door zijn beroep op deze bepalingen in strijd handelt met algemene beginselen van behoorlijk bestuur. [eiser] voert in dit verband aan dat artikel 4.5 van de mediationovereenkomst en de geheimhoudingsplicht buiten toepassing dienen te blijven omdat het hier gaat om een mediationovereenkomst tussen een burger en de overheid waarbij een en ander speelt in het kader van een overheidstaak, te weten belastingheffing. [eiser] beroept zich daarbij op de rechtszekerheid en stelt dat hij ook onder de gegeven omstandigheden er als de burger op moet kunnen vertrouwen dat de Staat gedane toezeggingen nakomt.

4.9.De rechtbank overweegt dat uit de mediationovereenkomst en het NMI-reglement duidelijk blijkt dat partijen geheimhoudingsplichten en vormvoorschriften op de mediation van toepassing hebben verklaard en dat partijen daarmee een duidelijk onderscheid hebben gemaakt tussen stukken en mededelingenwaaraan zij niet gebonden zijn en stukken waaraan zij wel gebonden zijn. Zonder meer valt dan ook niet in te zien dat het beroep op de geheimhoudingsplicht en de vormvoorschriften door de Staat, waar het de vraag betreft of de door [eiser] gestelde toezegging of afspraak partijen bindt, strijd oplevert met het beginsel van de rechtszekerheid. Dat in een geval als het onderhavige voor een partij als de Staat een andere afweging dient te worden gemaakt, is door [eiser] onvoldoende concreet onderbouwd. Overigens heeft [eiser] geen feiten en/of omstandigheden aangevoerd die in het voorgaande niet zijn meegewogen en die een beroep op toepassing van maatstaven van redelijkheid en billijkheid dan wel van algemene beginselen van behoorlijk bestuur zouden kunnen doen slagen."