Nieuw SGOA ICT-mediationreglement

ICT-mediationreglement van de SGOA is bij uitstek geschikt om zakelijke geschillen binnen het werkingsgebied van de informatie-en communicatietechnologie (ICT) op te lossen. Onder ICT-mediation wordt verstaan een methode om met behulp van een gespecialiseerde ICT-jurist en een ICT-deskundige een klimaat te scheppen waarbinnen een zakelijk geschil op het bovengenoemde terrein tussen partijen door henzelf kan worden opgelost. SGOA heeft een nieuw reglement [2016-editie], met de volgende belangrijke wijzigingen ten opzichte van het oude reglement:

• Primaat benoeming mediators bij partijen
Net als bij arbitrage wil de SGOA ook bij mediations waar mogelijk het primaat bij de benoemingen bij partijen zelf leggen, met behoud en borging van het onderscheidende uitgangspunt van de SGOA: een multidisciplinair koppel mediators. Artikel 3 stelt nu de mogelijkheid tot het indienen van een gezamenlijk verzoek tot mediation voorop met daarbij de uitnodiging aan partijen om in gezamenlijkheid de mediators te benoemen. Er vindt alleen nog bij een eenzijdig verzoek een lijstprocedure plaats.
• Mediation-overeenkomst
De mediation-overeenkomst wordt een belangrijk onderdeel van de procedure.
Er zal gewerkt worden met een mediationovereenkomst die wordt gesloten tussen de mediators en de partijen. De overeenkomst wordt voor de eerste bijeenkomst aan partijen toegestuurd. De mediationbijeenkomst begint met het bespreken en tekenen van de mediationovereenkomst. Alle aanwezigen zijn zich aldus bewust van de toepasselijke "spelregels" en ook de geheimhoudingsplicht zal aldus op alle aanwezigen van toepassing zijn. In de mediationovereenkomst kunnen partijen eventueel ook nadere of van het reglement afwijkende afspraken vastleggen.
• Geheimhouding
De plicht tot geheimhouding is ook van toepassing op de mediators.
• Termijnen
De termijn voor de participatie (indien slechts 1 partij de mediation aanhangig maakt) wordt zeven werkdagen (was zeven kalenderdagen). De termijn voor het retourneren van de lijst in geval de lijstprocedure moet worden toegepast, wordt nu zeven werkdagen in plaats van 14 kalenderdagen.
• Wat betreft de kosten
- Alleen administratiekosten worden nog in rekening gebracht; het systeem van administratie- en registratiekosten was onnodig omslachtig. Net als bij arbitrage, zijn ook bij mediation de "registratiekosten" afgeschaft en – naast verschotten en honorarium - alleen nog "administratiekosten" in rekening worden gebracht. Dit brengt als zodanig geen verlaging van het "griffiegeld" mee, maar een simpeler systeem van doorbelasten. Er is een nieuw aanhangsel vastgesteld dat eveneens op de SGOA-website is gepubliceerd.
- De administratiekosten worden berekend over het opgetelde totaal van het door alle partijen opgevoerde financieel belang van het geschil waarvoor zij in mediation een oplossing willen bereiken ("de Kwestie"). De kosten worden 50/50 gefactureerd ook bij ongelijke “vorderingen”.  Indien het totale financieel belang tijdens de mediation wordt verhoogd zijn aanvullende administratiekosten verschuldigd. Ook het uurtarief van de mediator zal dan verhoogd worden indien het definitieve financiële belang in een hogere staffel zou vallen.
• Indienen van stukken
De mediationdeelnemers kunnen uiterlijk 14 dagen voor de (eerste) mediationbijeenkomst de mediators laten weten welke documenten zij wensen in te brengen in de mediation. De mediators zullen laten weten welke documenten ingezonden kunnen worden. Alle andere documenten kunnen worden meegenomen naar de mediationbijeenkomst om waar nodig geraadpleegd te worden.
• Commitment
Hoewel de mediation uiteraard altijd plaats vindt op basis van vrijwilligheid van de deelnemers, is opgenomen dat tot de rechtens afdwingbare verplichting van de deelnemers behoort het deelnemen aan ten minste  één (1) gezamenlijke bijeenkomst
• Mediationcommissie
In dit reglement is geen sprake meer van een "mediationcommissie". Ieder der partijen wordt in de mediation vertegenwoordigd door een daartoe bevoegd persoon met een mandaat om besluiten te nemen.
• Meer dan twee partijen
Er is nadrukkelijk voorzien in de mogelijkheid dat meer dan twee partijen in de mediation betrokken zijn.
• Communicatie
Hoewel het schriftelijk indienen van stukken niet wordt uitgesloten, wordt het indienen per e-mail als uitgangspunt genomen.
• De vaststellingsovereenkomst
Voor de inhoud van de vaststellingsovereenkomst zijn de deelnemers zelf ten volle verantwoordelijk,